Die Kasse ist der Teil des Betriebs, bei dem eine Nachlässigkeit am teuersten wird. Nicht weil die Geräte teuer wären, sondern weil eine Betriebsprüfung ohne ordnungsgemäße Aufzeichnungen den Umsatz schätzen darf – und Schätzungen fallen selten zu deinen Gunsten aus.
Was vorgeschrieben ist
DE Deutschland
AT Österreich
CH Schweiz
Deutschland: TSE und Belegpflicht
Wer eine elektronische Kasse einsetzt, braucht seit 2020 eine technische Sicherheitseinrichtung. Sie signiert jeden Vorgang so, dass er sich nachträglich nicht mehr ändern lässt, ohne dass es auffällt.
Es gibt sie als USB-Stick, SD-Karte oder als Cloud-Lösung. Für einen Foodtruck ist die Cloud-Variante meist die bessere: Sie braucht kein Gerät, das kaputtgehen oder verloren gehen kann – setzt aber eine Datenverbindung voraus. Wer auf Festivals ohne Empfang steht, ist mit einer lokalen TSE besser bedient.
Die Kassensicherungsverordnung gilt nicht für die Kasse selbst. Eine offene Ladenkasse – eine Geldkassette mit handschriftlichem Kassenbuch – ist weiterhin erlaubt und braucht keine TSE. Sobald du aber ein elektronisches System einsetzt, greift die Pflicht sofort und vollständig. Ein Tablet mit einer Kassen-App ohne TSE ist der häufigste Verstoß.
Die Belegausgabepflicht
Für jeden Verkauf muss ein Beleg erstellt und dem Kunden angeboten werden. Ob er ihn mitnimmt, ist seine Sache – dass er ausgegeben wurde, deine Pflicht.
Der Beleg darf digital sein: als QR-Code, per Bildschirm, per Mail. Das spart Papier und Zeit. Er muss aber sofort verfügbar sein, nicht erst nach Feierabend.
Meldepflicht ans Finanzamt
Jedes elektronische Aufzeichnungssystem muss dem Finanzamt gemeldet werden – mit Seriennummer der Kasse und der TSE, Anschaffungsdatum und Einsatzort. Das geschieht elektronisch über das ELSTER-Portal.
Österreich: Registrierkasse und Signatur
Die Pflicht greift ab 15.000 Euro Jahresumsatz, sofern davon mindestens 7.500 Euro bar vereinnahmt werden. Beide Grenzen müssen überschritten sein – ein Betrieb mit 40.000 Euro Umsatz, der ausschließlich Karten annimmt, braucht keine Registrierkasse.
Die Kasse braucht eine Signaturerstellungseinheit, meist als Karte oder Cloud-Dienst. Jeder Beleg trägt einen maschinenlesbaren Code, der die Kette der Umsätze absichert.
Die Belegerteilungspflicht gilt unabhängig davon. Auch wer unter den Grenzen bleibt und keine Registrierkasse braucht, muss jedem Kunden einen Beleg aushändigen – notfalls handschriftlich aus einem Paragonblock.
Der Jahresbeleg
Zum Jahresende muss ein Jahresbeleg erstellt und geprüft werden. Wer das vergisst, riskiert eine Strafe – und viele vergessen es, weil nichts daran erinnert. Trag dir den Termin ein.
Schweiz: die freieste Regelung
Es gibt keine Kassenpflicht und keine vorgeschriebene Technik. Verlangt wird, dass die Aufzeichnungen vollständig, wahrheitsgetreu und nachvollziehbar sind – wie du das erreichst, bleibt dir überlassen.
In der Praxis heißt das nicht, dass man nachlässig sein darf. Bei einer Kontrolle muss sich jeder Umsatz belegen lassen. Eine einfache Kassensoftware mit Tagesabschluss erfüllt das mühelos; eine Schublade mit Bargeld und ohne Aufzeichnung nicht.
Was eine Kasse im Foodtruck können muss
Unabhängig vom Land gelten dieselben praktischen Anforderungen:
- Ohne Netz weiterlaufen. Auf Festivals bricht das Mobilfunknetz regelmäßig zusammen, wenn zehntausend Menschen dasselbe Funkloch teilen. Eine Kasse, die dann stehenbleibt, kostet einen ganzen Tag.
- Kartenzahlung integriert. Getrennte Geräte bedeuten doppelte Eingabe und doppelte Fehlerquelle.
- Schnelle Bedienung. Bei Mittagsandrang zählt jede Sekunde. Feste Artikel-Kacheln schlagen jede Suchfunktion.
- Akkubetrieb. Nicht überall gibt es Strom am Verkaufsfenster.
- Robustheit. Fett, Hitze und nasse Hände sind der Normalzustand.
Nimm zwei Zahlungswege. Kartenlesegeräte fallen aus, Netze brechen weg, Akkus leeren sich. Wer nur Karte nimmt und das Terminal versagt, steht mit vollen Vitrinen und ohne Umsatz da. Ein Bargeldbestand als Rückfall gehört dazu.
Was Kartenzahlung kostet
| Posten | Übliche Größenordnung |
|---|---|
| Terminal, gekauft | 200 – 400 € |
| Terminal, gemietet | 10 – 30 € im Monat |
| Transaktionsgebühr Girocard | 0,2 – 0,9 % |
| Transaktionsgebühr Kreditkarte | 1,5 – 2,9 % |
| Kassensoftware | 0 – 60 € im Monat |
| TSE (Deutschland) | 50 – 200 € einmalig oder 5 – 10 € monatlich |
Bei 800 Euro Tagesumsatz und zwölf Einsatztagen kosten zwei Prozent Gebühr rund 190 Euro im Monat. Das ist kein Grund, auf Karten zu verzichten – wer sie nicht anbietet, verliert mehr Umsatz, als die Gebühr ausmacht – aber es gehört in die Kalkulation.
Aufbewahrung
Kassendaten sind aufbewahrungspflichtig, und zwar in der Form, in der sie entstanden sind. Ein Ausdruck genügt nicht: Verlangt werden die digitalen Einzeldaten, exportierbar und maschinell auswertbar.
Aufbewahrungsfristen
DE Deutschland
AT Österreich
CH Schweiz
Der teuerste Fehler: Kassendaten nur im Gerät zu haben. Ein gestohlenes Tablet oder eine defekte Festplatte bedeutet nicht nur Datenverlust, sondern eine nicht erfüllbare Aufbewahrungspflicht. Exportiere monatlich und bewahre die Ausleitungen getrennt auf.