Die Kasse ist der Teil des Betriebs, bei dem eine Nachlässigkeit am teuersten wird. Nicht weil die Geräte teuer wären, sondern weil eine Betriebsprüfung ohne ordnungsgemäße Aufzeichnungen den Umsatz schätzen darf – und Schätzungen fallen selten zu deinen Gunsten aus.
Was vorgeschrieben ist
DE Deutschland
AT Österreich
CH Schweiz
Germany: TSE and mandatory documentation
Since 2020, anyone using an electronic till has been required to have a technische Sicherheitseinrichtung. Sie signiert jeden Vorgang so, dass er sich nachträglich nicht mehr ändern lässt, ohne dass es auffällt.
Es gibt sie als USB-Stick, SD-Karte oder als Cloud-Lösung. Für einen Foodtruck ist die Cloud-Variante meist die bessere: Sie braucht kein Gerät, das kaputtgehen oder verloren gehen kann – setzt aber eine Datenverbindung voraus. Wer auf Festivals ohne Empfang steht, ist mit einer lokalen TSE besser bedient.
The POS Security Regulation does not apply to the till itself. Eine offene Ladenkasse – eine Geldkassette mit handschriftlichem Kassenbuch – ist weiterhin erlaubt und braucht keine TSE. Sobald du aber ein elektronisches System einsetzt, greift die Pflicht sofort und vollständig. Ein Tablet mit einer Kassen-App ohne TSE ist der häufigste Verstoß.
The obligation to issue receipts
A receipt must be issued for every sale and given to the customer on offer … Whether he takes it with him is up to him – ensuring it was served is your responsibility.
Der Beleg darf digital sein: als QR-Code, per Bildschirm, per Mail. Das spart Papier und Zeit. Er muss aber sofort verfügbar sein, nicht erst nach Feierabend.
Obligation to register with the tax office
Jedes elektronische Aufzeichnungssystem muss dem Finanzamt gemeldet werden – mit Seriennummer der Kasse und der TSE, Anschaffungsdatum und Einsatzort. Das geschieht elektronisch über das ELSTER-Portal.
Austria: Cash register and signature
The requirement applies from €15,000 annual turnover, sofern davon mindestens 7.500 Euro bar vereinnahmt werden. Beide Grenzen müssen überschritten sein – ein Betrieb mit 40.000 Euro Umsatz, der ausschließlich Karten annimmt, braucht keine Registrierkasse.
The checkout needs a Signature generation unit, meist als Karte oder Cloud-Dienst. Jeder Beleg trägt einen maschinenlesbaren Code, der die Kette der Umsätze absichert.
The obligation to issue receipts applies regardless of this. Auch wer unter den Grenzen bleibt und keine Registrierkasse braucht, muss jedem Kunden einen Beleg aushändigen – notfalls handschriftlich aus einem Paragonblock.
The annual statement
Zum Jahresende muss ein Jahresbeleg erstellt und geprüft werden. Wer das vergisst, riskiert eine Strafe – und viele vergessen es, weil nichts daran erinnert. Trag dir den Termin ein.
Switzerland: the most liberal regulations
Es gibt keine Kassenpflicht und keine vorgeschriebene Technik. Verlangt wird, dass die Aufzeichnungen vollständig, wahrheitsgetreu und nachvollziehbar sind – wie du das erreichst, bleibt dir überlassen.
In der Praxis heißt das nicht, dass man nachlässig sein darf. Bei einer Kontrolle muss sich jeder Umsatz belegen lassen. Eine einfache Kassensoftware mit Tagesabschluss erfüllt das mühelos; eine Schublade mit Bargeld und ohne Aufzeichnung nicht.
What a food truck till system needs to be able to do
The same practical requirements apply regardless of the country:
- Carry on without a safety net. Auf Festivals bricht das Mobilfunknetz regelmäßig zusammen, wenn zehntausend Menschen dasselbe Funkloch teilen. Eine Kasse, die dann stehenbleibt, kostet einen ganzen Tag.
- Card payments are integrated. Getrennte Geräte bedeuten doppelte Eingabe und doppelte Fehlerquelle.
- Quick and easy to use. Bei Mittagsandrang zählt jede Sekunde. Feste Artikel-Kacheln schlagen jede Suchfunktion.
- Battery-powered. Not all sales counters have a power supply.
- Robustness. Grease, heat and sweaty hands are the norm.
Please include two payment methods. Kartenlesegeräte fallen aus, Netze brechen weg, Akkus leeren sich. Wer nur Karte nimmt und das Terminal versagt, steht mit vollen Vitrinen und ohne Umsatz da. Ein Bargeldbestand als Rückfall gehört dazu.
How much does card payment cost?
| Posts | Typical scope |
|---|---|
| Terminal, purchased | 200 – 400 € |
| Terminal, rented | €10–30 per month |
| Girocard transaction fee | 0,2 – 0,9 % |
| Credit card transaction fee | 1,5 – 2,9 % |
| POS software | €0–60 per month |
| TSE (Germany) | €50–200 one-off payment or €5–10 per month |
Bei 800 Euro Tagesumsatz und zwölf Einsatztagen kosten zwei Prozent Gebühr rund 190 Euro im Monat. Das ist kein Grund, auf Karten zu verzichten – wer sie nicht anbietet, verliert mehr Umsatz, als die Gebühr ausmacht – aber es gehört in die Kalkulation.
Storage
Kassendaten sind aufbewahrungspflichtig, und zwar in der Form, in der sie entstanden sind. Ein Ausdruck genügt nicht: Verlangt werden die digitalen Einzeldaten, exportierbar und maschinell auswertbar.
Aufbewahrungsfristen
DE Deutschland
AT Österreich
CH Schweiz
The most costly mistake: Kassendaten nur im Gerät zu haben. Ein gestohlenes Tablet oder eine defekte Festplatte bedeutet nicht nur Datenverlust, sondern eine nicht erfüllbare Aufbewahrungspflicht. Exportiere monatlich und bewahre die Ausleitungen getrennt auf.