Die Kasse ist der Teil des Betriebs, bei dem eine Nachlässigkeit am teuersten wird. Nicht weil die Geräte teuer wären, sondern weil eine Betriebsprüfung ohne ordnungsgemäße Aufzeichnungen den Umsatz schätzen darf – und Schätzungen fallen selten zu deinen Gunsten aus.
Was vorgeschrieben ist
DE Deutschland
AT Österreich
CH Schweiz
Duitsland: TSE en bewijsplicht
Als je een elektronische kassa gebruikt, heb je sinds 2020 een technische Sicherheitseinrichtung. Sie signiert jeden Vorgang so, dass er sich nachträglich nicht mehr ändern lässt, ohne dass es auffällt.
Es gibt sie als USB-Stick, SD-Karte oder als Cloud-Lösung. Für einen Foodtruck ist die Cloud-Variante meist die bessere: Sie braucht kein Gerät, das kaputtgehen oder verloren gehen kann – setzt aber eine Datenverbindung voraus. Wer auf Festivals ohne Empfang steht, ist mit einer lokalen TSE besser bedient.
De verordening inzake kassabeveiliging geldt niet voor de kassa zelf. Eine offene Ladenkasse – eine Geldkassette mit handschriftlichem Kassenbuch – ist weiterhin erlaubt und braucht keine TSE. Sobald du aber ein elektronisches System einsetzt, greift die Pflicht sofort und vollständig. Ein Tablet mit einer Kassen-App ohne TSE ist der häufigste Verstoß.
De verplichting om bonnetjes uit te geven
Voor elke verkoop moet er een bon worden aangemaakt en aan de klant worden aangeboden wordt. Of hij het meeneemt, is zijn zaak – dat het is uitgegeven, is jouw plicht.
Der Beleg darf digital sein: als QR-Code, per Bildschirm, per Mail. Das spart Papier und Zeit. Er muss aber sofort verfügbar sein, nicht erst nach Feierabend.
Aangifteplicht bij de belastingdienst
Jedes elektronische Aufzeichnungssystem muss dem Finanzamt gemeldet werden – mit Seriennummer der Kasse und der TSE, Anschaffungsdatum und Einsatzort. Das geschieht elektronisch über das ELSTER-Portal.
Oostenrijk: kassa en handtekening
De verplichting geldt vanaf 15.000 euro jaaromzet, sofern davon mindestens 7.500 Euro bar vereinnahmt werden. Beide Grenzen müssen überschritten sein – ein Betrieb mit 40.000 Euro Umsatz, der ausschließlich Karten annimmt, braucht keine Registrierkasse.
De kassa heeft een Eenheid voor het aanmaken van handtekeningen, meist als Karte oder Cloud-Dienst. Jeder Beleg trägt einen maschinenlesbaren Code, der die Kette der Umsätze absichert.
De verplichting om een bonnetje uit te reiken geldt los daarvan. Auch wer unter den Grenzen bleibt und keine Registrierkasse braucht, muss jedem Kunden einen Beleg aushändigen – notfalls handschriftlich aus einem Paragonblock.
Het jaaroverzicht
Zum Jahresende muss ein Jahresbeleg erstellt und geprüft werden. Wer das vergisst, riskiert eine Strafe – und viele vergessen es, weil nichts daran erinnert. Trag dir den Termin ein.
Zwitserland: de meest liberale regelgeving
Es gibt keine Kassenpflicht und keine vorgeschriebene Technik. Verlangt wird, dass die Aufzeichnungen vollständig, wahrheitsgetreu und nachvollziehbar sind – wie du das erreichst, bleibt dir überlassen.
In der Praxis heißt das nicht, dass man nachlässig sein darf. Bei einer Kontrolle muss sich jeder Umsatz belegen lassen. Eine einfache Kassensoftware mit Tagesabschluss erfüllt das mühelos; eine Schublade mit Bargeld und ohne Aufzeichnung nicht.
Wat een kassa in een foodtruck allemaal moet kunnen
Ongeacht het land gelden dezelfde praktische vereisten:
- Zonder vangnet verdergaan. Auf Festivals bricht das Mobilfunknetz regelmäßig zusammen, wenn zehntausend Menschen dasselbe Funkloch teilen. Eine Kasse, die dann stehenbleibt, kostet einen ganzen Tag.
- Kaartbetaling is geïntegreerd. Getrennte Geräte bedeuten doppelte Eingabe und doppelte Fehlerquelle.
- Snelle bediening. Bei Mittagsandrang zählt jede Sekunde. Feste Artikel-Kacheln schlagen jede Suchfunktion.
- Werkt op de accu. Er is niet overal stroom bij het verkooploket.
- Robuustheid. Vet, hitte en natte handen zijn hier de norm.
Kies twee betaalmethoden. Kartenlesegeräte fallen aus, Netze brechen weg, Akkus leeren sich. Wer nur Karte nimmt und das Terminal versagt, steht mit vollen Vitrinen und ohne Umsatz da. Ein Bargeldbestand als Rückfall gehört dazu.
Wat kost betalen met een kaart?
| Berichten | Gebruikelijke omvang |
|---|---|
| Terminal, gekocht | 200 – 400 € |
| Terminal, gehuurd | 10 – 30 € per maand |
| Transactiekosten Girocard | 0,2 – 0,9 % |
| Transactiekosten creditcard | 1,5 – 2,9 % |
| Kassasoftware | 0 – 60 € per maand |
| TSE (Duitsland) | 50 – 200 € eenmalig of 5 – 10 € per maand |
Bei 800 Euro Tagesumsatz und zwölf Einsatztagen kosten zwei Prozent Gebühr rund 190 Euro im Monat. Das ist kein Grund, auf Karten zu verzichten – wer sie nicht anbietet, verliert mehr Umsatz, als die Gebühr ausmacht – aber es gehört in die Kalkulation.
Bewaren
Kassendaten sind aufbewahrungspflichtig, und zwar in der Form, in der sie entstanden sind. Ein Ausdruck genügt nicht: Verlangt werden die digitalen Einzeldaten, exportierbar und maschinell auswertbar.
Aufbewahrungsfristen
DE Deutschland
AT Österreich
CH Schweiz
De duurste fout: Kassendaten nur im Gerät zu haben. Ein gestohlenes Tablet oder eine defekte Festplatte bedeutet nicht nur Datenverlust, sondern eine nicht erfüllbare Aufbewahrungspflicht. Exportiere monatlich und bewahre die Ausleitungen getrennt auf.